Pelatihan “Effective REPORT WRITING SKILLS Training”

Pelatihan “Effective REPORT WRITING SKILLS Training”

bagi para Karyawan PT. Bank BNI (Kanwil Jakarta Kota)

(bersama Lambert Consulting - di Kantor Wilayah Bank BNI Jakarta Kota, 02-03 Februari 2018)

Deskripsi Pelatihan (Durasi 2 hari) :

Salah satu bentuk komunikasi adalah laporan tertulis. Laporan tertulis  digunakan sebagai dasar perencanaan, pengaturan tugas, menggerakkan sumber daya, pengendalian, dan pengawasan, serta  dapat membantu terciptanya kecepatan arus informasi yang akan mempermudah manajemen dalam pengambilan keputusan. Sebagai alat komunikasi dan informasi, isi laporan harus singkat, jelas dan lengkap, agar semua pihak yang terlibat dapat memanfaatkan laporan tersebut secara optimal.

Begitu juga dengan laporan tertulis (Report Writing) yang dibuat harus memenuhi kriteria tertentu. Dengan penulisan dan penyajian laporan yang baik, diharapkan dapat secara efisien dan efektif membantu pihak-pihak yang berkepentingan dalam menjalankan operasionalnya dan menyusun kegiatan lanjutan, yang antara lain melakukan perbaikan serta pengembangan proses bisnis di Perusahaan pada tahun-tahun berikutnya.

Kemampuan dan pengetahuan untuk menyusun suatu laporan tertulis yang efektif ini sangat dibutuhkan, termasuk kemampuan dan pengetahuan dalam menyusun fakta menjadi  informasi yang logis dan jelas, merangkum inti masalah tanpa menghilangkan maknanya, serta menyeleksi informasi untuk kemudian disusun sebagai suatu laporan tertulis yang menarik untuk dibaca. Ini merupakan hal yang sangatlah esensial, mengingat penulisan laporan memiliki keunikan dan karakteristik tersendiri. Kesemuanya itu akan dibahas secara komprehensif dalam pelatihan ini. Di samping itu, dalam pelatihan ini juga akan dibahas prinsip-prinsip penulisan laporan dan cara penerapannya, teknik pembuatan resume (excecutive summary) laporan yang dapat mengungkapkan substansi/maksud/sasaran laporan dengan tepat, serta teknik presentasi yang meyakinkan kepada manajemen atas laporan tertulis.

Teknik menulis laporan yang efektif hanya dapat diperoleh melalui praktek. Namun Semakin sering seorang staff menulis laporan baik laporan regular atau laporan pekerjaan lainnya,  belum tentu menjamin laporan dapat diberikan secara efektif. Terdapat berbagai metode dan cara dalam menulis laporan yang efektif untuk manajerial. 

Laporan yang baik akan mencerminkan kinerja yang bersangkutan dan tentunya juga akan berpengaruh pada pengembangan karirnya di masa dating baik di perusahaan tempat kita bekerja ataupun di instansi lainnya. Laporan yang baik harus jelas, obyektif, dan tepat sesuai dengan tujuannya. Oleh sebab itu pengetahuan mengenai teknik penulisan laporan ini menjadi penting untuk dipelajari oleh setiap karyawan.

Bagi eksekutif, pengelolaan waktu untuk menyusun laporan yang efektif akan menciptakan banyak waktu, sehingga waktu yang ada terkungkum menjadi miliknya, sehingga  bisa untuk menyusun konsep, merencanakan dan memecahkan masalah dengan lebih leluasa dan kreatif.

 Tujuan Pelatihan

Setelah mengikuti Pelatihan ini, peserta diharapkan memiliki pengetahuan dan pemahaman untuk:

·         Menyusun laporan tertulis secara efektif dan efisien

·         Menyusun fakta ke dalam informasi yang logis dan jelas

·         Merangkum inti masalah tanpa menghilangkan maknanya

·         Membantu pembaca memahami pokok masalah, sehingga mampu mengambil keputusan efektif.

Acara Pembukaan Pelatihan

Pelatihan dibuka secara resmi oleh Ka.Kanwil BNi Jakarta Kota, yang dalam hal ini diwakili oleh Ibu Betty (Wakil Ka.Kanwil BNI Jakarta Kota).

Setelah pembukaan secara resmi, dilakukan PreTest kepada semua peserta tentang pengetahuan peserta selama ini berkaitan dengan “Penyusunan Laporan Tertulis”, sebelum mereka mengikuti pelatihan ini.

Baru la setelah itu dilakukan acara Ice Breaking, guna menyamakan persepsi para peserta. Acara Ice Breaking tersebut diikuti semua peserta secara antusias.

Setelah itu, dilakukan perkenalan dengan Pemateri/Fasilitator (Bpk. Kanaidi, SE., M.Si., cSAP) dan  dilanjutkan dengan pemaparan materi oleh Pemateri/Fasilitator.

Materi Pelatihan

Berikut adalah ringkasan materi pelatihan Effective Report Writing Skill :

a.    Konsep dasar pelaporan tertulis

·         Pengertian laporan tertulis.

·         Penetapan lingkup laporan.

·         Pertimbangan pembaca laporan.

·         Penentuan apa tujuan penulisan laporan.

·         Pemahaman tentang struktur penulisan laporan.

b.    Mengenal jenis laporan manajerial.

·         Mengenali jenis laporan.

·         Memahami peranan, manfaat, dan fungsi laporan tertulis.

c.    Teknik mengenali tipe pembaca laporan.

·         Sasaran pembaca:  pembaca teknikal dan non teknikal

·         Kesalahan umum yang sering terjadi dalam penulisan laporan.

d.    Strategi persiapan sebelum membuat laporan

·         Memahami tentang apa yang akan dilaporkan, mengapa hal itu harus dilaporkan, kapan laporan akan disampaikan.

·         Mengetahui data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung.

·         Memahami kejelasan latar belakang dan masalah laporan, tujuan laporan, target waktu laporan, data yang relevan untuk disajikan, dan sumber-sumber data.

e.    Strategi perencanaan laporan

·         Tahap-tahap penulisan Laporan (Initial Planning, Detailed Planning, Writing Phase).

·         Persiapan outline detail .

·         Pembuatan writing assignments kepada anggota tim dari berbagai disiplin.

f.     Strategi pembuatan laporan yang baik dari angle yang tepat agar laporan menjadi efektif dan menarik untuk dibaca.

·         Prinsip dan syarat-syarat penulisan laporan.

·         Memahami sistematika dan penentuan metodologi dalam penulisan.

·         Penetapan dan seleksi data dan informasi yang dapat digunakan dalam laporan, serta analisisnya.

·         Penggunaan kata, kalimat, dan paragraph yang memiliki kontribusi yang jelas pada tujuan laporan

·         Penggunaan bahasa yang  sederhana,  kongkrit  dan mudah dipahami.

g.    Teknik pembuatan resume (excecutive summary/abstact) laporan sehingga dapat mengungkapkan substansi / maksud / sasaran laporan dengan tepat.

·         Memahami penentuan : The main task, The methods used, The conclusions reached, The recommendations made.

h.    Etika dalam menyusun laporan

·         Misstate (kecenderungan untuk melakukan salah saji dalam laporan).

·         Disclosure (Pengungkapan Laporan).

·         Cost & Benefit (beban atas dilakukannya pengungkapan).

·         Responsibility (tanggung jawab dalam penyajian laporan yang informatif bagi penggunanya).

i.      Redrafting and Checking atas laporan tertulis yang telah disusun.

j.      Teknik presentasi kepada manajemen

·         Perencanaan dan Persiapan Presentasi yang Effektif

·         Membuat visual audio yang menunjang isi dan tujuan presentasi

·         Penyajian Presentasi yang Komunikatif:

ü Membangun rasa percaya diri dalam presentasi.

ü Pembukaan yang impresif dan menarik.

ü Penyampaian isi presentasi yang sistematis dan efektif.

ü Teknik menutup/mengakhiri presentasi yang mengesankan.

k.    Studi kasus

l.      Praktek membuat laporan

Peserta Pelatihan

Peserta yang pelatihan ini adalah karyawan/staf Bank BNi se Wilayah Jakarta Kota yang pekerjaannya berhubungan dengan penyiapan dan penulisan laporan, termasuk karyawan lain yang ditunjuk oleh Perusahaan, atau pihak yang membutuhkan pengetahuan seputar Effective Report Writing Skill.

Yang antara lain berasal dari : Staf Kantor Wilayah BNI Jakarta Kota, Karyawan dari Kantor Cabang Daan Mogot, Harmoni, Jakarta Kota, Pecenongan,  Roa Malaka,  Tanjung Priok, SKC Jakarta Kota, Pecenongan, dan Kelapa gading, serta SKM Jakarta Kota dan Petejo.

  

Metode Pelatihan

Pelatihan ini akan dilaksanakan secara klasikal dengan metode ceramah/ pemaparan, diskusi, dan studi kasus.

Training ini menggunakan metode interaktif, dimana peserta dikenalkan kepada:

þ  Konsep-konsep

þ  Diberikan contoh-contoh

þ  Berlatih menggunakan konsep

þ  Mendiskusikan proses penulisan laporan di masing-masing bagian/kantor peserta..

þ  Disampaikan dalam bentuk ceramah, diskusi interaktif dan presentasi kelompok

þ  Games, simulation, and Ice Breakers

Di sela-sela pemaparan materi, juga dilakukan jok-jok segar dan menarik, pertanyaan seketika dari dan kepada peserta, sharing pengalaman, pemutaran video, pelibatan peserta dalam beberapa games dan simulasi, serta studi kasus.

 

Tanggapan Peserta Pelatihan:

Para peserta antusias dan serius mengikuti acara demi acara pelatihan tersebut, termasuk juga para peserta semangat saat acara diskusi,

Penyampaian  materi oleh Narasumber/ Pemateri dipandang oleh peserta sangat bagus dan berkesan, yaitu :

-          disampaikan secara runtut dan sistematis,

-          disampaikan dengan bahasa sehari-hari yang terasa sangat mudah untuk dipahami peserta,

-          dilengkapi juga dengan contoh-contoh kejadian nyata sehari-hari, serta diulas juga dengan tip-tip solusi pemecahannya.

-          terlebih lagi di sela-sela penyampaian materi juga diselingi dengan jok-jok (humor-humor) segar, sehingga membuat peserta tertarik secara antusias untuk mengikuti sesi demi sesi kegiatan pelatihan

INFORMASI Lengkap/ hubungi :

Kanaidi, SE., M.Si., cSAP

e-mail : kanaidi963@gmail.com  atau  kanaidi@yahoo.com

HP. 0812 2353 284 – 0878 2298 4716  Telp/Fax : 022-4267749

Facebook : kanaidi.kenpartii

----------------------------------------------------------------