Pelatihan “Effective REPORT WRITING SKILLS Training”
bagi para Karyawan
PT. Bank BNI (Kanwil Jakarta Kota)
(bersama Lambert Consulting - di Kantor Wilayah Bank BNI
Jakarta Kota, 02-03 Februari 2018)
Deskripsi Pelatihan (Durasi 2 hari) :
Salah
satu bentuk komunikasi adalah laporan tertulis. Laporan tertulis digunakan sebagai dasar perencanaan,
pengaturan tugas, menggerakkan sumber daya, pengendalian, dan pengawasan, serta
dapat membantu terciptanya kecepatan
arus informasi yang akan mempermudah manajemen dalam pengambilan keputusan.
Sebagai alat komunikasi dan informasi, isi laporan harus singkat, jelas dan
lengkap, agar semua pihak yang terlibat dapat memanfaatkan laporan tersebut
secara optimal.
Begitu
juga dengan laporan tertulis (Report Writing)
yang dibuat harus memenuhi kriteria tertentu. Dengan penulisan dan penyajian
laporan yang baik, diharapkan dapat secara efisien dan efektif membantu
pihak-pihak yang berkepentingan dalam menjalankan
operasionalnya dan menyusun kegiatan lanjutan, yang antara lain melakukan perbaikan
serta pengembangan proses bisnis di Perusahaan pada tahun-tahun berikutnya.
Kemampuan
dan pengetahuan untuk menyusun suatu laporan tertulis yang efektif ini sangat dibutuhkan,
termasuk kemampuan dan pengetahuan dalam menyusun fakta menjadi informasi yang logis dan jelas, merangkum inti
masalah tanpa menghilangkan maknanya, serta menyeleksi informasi untuk kemudian
disusun sebagai suatu laporan tertulis yang menarik untuk dibaca. Ini merupakan
hal yang sangatlah esensial, mengingat penulisan laporan memiliki keunikan dan
karakteristik tersendiri. Kesemuanya itu akan dibahas secara komprehensif dalam
pelatihan ini. Di samping itu, dalam pelatihan ini juga akan dibahas
prinsip-prinsip penulisan laporan dan cara penerapannya, teknik pembuatan resume
(excecutive summary) laporan yang dapat mengungkapkan substansi/maksud/sasaran
laporan dengan tepat, serta teknik presentasi yang meyakinkan kepada manajemen
atas laporan tertulis.
Teknik menulis laporan yang efektif
hanya dapat diperoleh melalui praktek. Namun Semakin sering seorang staff
menulis laporan baik laporan regular atau laporan pekerjaan lainnya,
belum tentu menjamin laporan dapat diberikan secara efektif. Terdapat berbagai
metode dan cara dalam menulis laporan yang efektif untuk manajerial.
Laporan yang baik akan mencerminkan kinerja yang
bersangkutan dan tentunya juga akan berpengaruh pada pengembangan karirnya di
masa dating baik di perusahaan tempat kita bekerja ataupun di instansi lainnya.
Laporan yang baik harus jelas, obyektif,
dan tepat sesuai dengan tujuannya. Oleh sebab itu pengetahuan mengenai
teknik penulisan laporan ini menjadi penting untuk dipelajari oleh setiap
karyawan.
Bagi eksekutif, pengelolaan waktu
untuk menyusun laporan yang efektif akan menciptakan banyak waktu, sehingga
waktu yang ada terkungkum menjadi miliknya, sehingga bisa untuk menyusun
konsep, merencanakan dan memecahkan masalah dengan lebih leluasa dan kreatif.
Setelah mengikuti Pelatihan ini, peserta diharapkan
memiliki pengetahuan dan pemahaman untuk:
·
Menyusun
laporan tertulis secara efektif dan efisien
·
Menyusun
fakta ke dalam informasi yang logis dan jelas
·
Merangkum
inti masalah tanpa menghilangkan maknanya
·
Membantu
pembaca memahami pokok masalah, sehingga mampu mengambil keputusan efektif.
Acara Pembukaan Pelatihan
Pelatihan dibuka secara resmi oleh Ka.Kanwil BNi
Jakarta Kota, yang dalam hal ini diwakili oleh Ibu Betty (Wakil Ka.Kanwil BNI
Jakarta Kota).
Setelah pembukaan secara resmi, dilakukan PreTest
kepada semua peserta tentang pengetahuan peserta selama ini berkaitan dengan
“Penyusunan Laporan Tertulis”, sebelum mereka mengikuti pelatihan ini.
Baru la setelah itu dilakukan acara Ice Breaking, guna menyamakan persepsi
para peserta. Acara Ice Breaking
tersebut diikuti semua peserta secara antusias.
Setelah itu, dilakukan perkenalan dengan
Pemateri/Fasilitator (Bpk. Kanaidi, SE., M.Si., cSAP) dan dilanjutkan dengan pemaparan materi oleh
Pemateri/Fasilitator.
Materi Pelatihan
Berikut adalah
ringkasan materi pelatihan Effective
Report Writing Skill :
a.
Konsep
dasar pelaporan tertulis
·
Pengertian laporan tertulis.
·
Penetapan lingkup laporan.
·
Pertimbangan pembaca laporan.
·
Penentuan apa tujuan penulisan
laporan.
·
Pemahaman tentang struktur
penulisan laporan.
b.
Mengenal
jenis laporan manajerial.
·
Mengenali
jenis laporan.
·
Memahami
peranan, manfaat, dan fungsi laporan tertulis.
c.
Teknik
mengenali tipe pembaca laporan.
·
Sasaran pembaca: pembaca teknikal dan non teknikal
·
Kesalahan
umum yang sering terjadi dalam penulisan laporan.
d.
Strategi
persiapan sebelum membuat laporan
·
Memahami tentang apa yang akan dilaporkan, mengapa hal itu harus
dilaporkan, kapan laporan akan disampaikan.
·
Mengetahui data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data
pendukung.
·
Memahami kejelasan latar belakang dan masalah laporan, tujuan laporan,
target waktu laporan, data yang relevan untuk disajikan, dan sumber-sumber
data.
e.
Strategi
perencanaan laporan
·
Tahap-tahap penulisan Laporan (Initial Planning, Detailed Planning, Writing
Phase).
·
Persiapan outline detail .
·
Pembuatan writing assignments kepada
anggota tim dari berbagai disiplin.
f.
Strategi
pembuatan laporan yang baik dari angle yang tepat agar laporan menjadi efektif
dan menarik untuk dibaca.
·
Prinsip
dan syarat-syarat penulisan laporan.
·
Memahami
sistematika dan penentuan metodologi dalam penulisan.
·
Penetapan
dan seleksi data dan informasi yang dapat digunakan dalam laporan, serta
analisisnya.
·
Penggunaan kata, kalimat, dan
paragraph yang memiliki kontribusi yang jelas pada tujuan laporan
·
Penggunaan bahasa yang sederhana,
kongkrit dan mudah dipahami.
g.
Teknik
pembuatan resume (excecutive
summary/abstact) laporan sehingga dapat mengungkapkan substansi / maksud /
sasaran laporan dengan tepat.
·
Memahami
penentuan : The main task, The methods
used, The conclusions reached, The recommendations made.
h.
Etika
dalam menyusun laporan
·
Misstate
(kecenderungan untuk melakukan salah saji dalam laporan).
·
Disclosure
(Pengungkapan Laporan).
·
Cost
& Benefit (beban atas dilakukannya pengungkapan).
·
Responsibility
(tanggung jawab dalam penyajian laporan yang informatif bagi penggunanya).
i.
Redrafting and Checking atas laporan tertulis yang
telah disusun.
j.
Teknik
presentasi kepada manajemen
·
Perencanaan
dan Persiapan Presentasi yang Effektif
·
Membuat visual audio yang
menunjang isi dan tujuan presentasi
·
Penyajian Presentasi yang
Komunikatif:
ü Membangun rasa percaya diri dalam presentasi.
ü Pembukaan yang impresif dan menarik.
ü Penyampaian isi presentasi yang sistematis dan efektif.
ü Teknik menutup/mengakhiri presentasi yang mengesankan.
k.
Studi
kasus
l.
Praktek
membuat laporan
Peserta
Pelatihan
Peserta yang pelatihan
ini adalah karyawan/staf Bank BNi se Wilayah Jakarta Kota yang pekerjaannya berhubungan
dengan penyiapan dan penulisan laporan,
termasuk karyawan lain yang ditunjuk oleh Perusahaan, atau pihak yang membutuhkan
pengetahuan seputar Effective
Report Writing Skill.
Yang antara lain berasal dari : Staf Kantor Wilayah BNI Jakarta Kota,
Karyawan dari Kantor Cabang Daan Mogot, Harmoni, Jakarta Kota, Pecenongan, Roa Malaka,
Tanjung Priok, SKC Jakarta Kota, Pecenongan, dan Kelapa gading, serta
SKM Jakarta Kota dan Petejo.
Metode Pelatihan
Pelatihan
ini akan dilaksanakan secara klasikal dengan metode ceramah/ pemaparan,
diskusi, dan studi kasus.
Training
ini menggunakan metode interaktif, dimana peserta dikenalkan kepada:
þ
Konsep-konsep
þ
Diberikan
contoh-contoh
þ
Berlatih
menggunakan konsep
þ
Mendiskusikan
proses penulisan laporan di masing-masing bagian/kantor peserta..
þ
Disampaikan
dalam bentuk ceramah, diskusi interaktif dan presentasi kelompok
þ
Games, simulation, and Ice
Breakers
Di
sela-sela pemaparan materi, juga dilakukan jok-jok segar dan menarik, pertanyaan
seketika dari dan kepada peserta, sharing pengalaman, pemutaran video, pelibatan
peserta dalam beberapa games dan
simulasi, serta studi kasus.
Tanggapan Peserta Pelatihan:
Para peserta antusias dan serius mengikuti acara demi
acara pelatihan tersebut, termasuk juga para peserta semangat saat acara
diskusi,
Penyampaian materi oleh Narasumber/ Pemateri dipandang
oleh peserta sangat bagus dan berkesan, yaitu :
-
disampaikan secara
runtut dan sistematis,
-
disampaikan dengan
bahasa sehari-hari yang terasa sangat mudah untuk dipahami peserta,
-
dilengkapi juga dengan contoh-contoh
kejadian nyata sehari-hari, serta diulas juga dengan tip-tip solusi
pemecahannya.
-
terlebih lagi di sela-sela penyampaian
materi juga diselingi dengan jok-jok (humor-humor) segar, sehingga membuat
peserta tertarik secara antusias untuk mengikuti sesi demi sesi kegiatan
pelatihan
INFORMASI Lengkap/ hubungi :
HP. 0812 2353 284 –
0878 2298 4716 Telp/Fax : 022-4267749
----------------------------------------------------------------
